Las Organizaciones y su relacion con los sistemas

Introducción

Los sistemas han formado criterios importantes en todas las actividades que se realizan a diario, que van desde una pequeña tienda hasta grandes multinacionales, en el sentido que cada sistema se define como un conjunto inter dependientes de un sistema en general garantizando de esta manera la eficiencia y eficacia de las funciones de las instituciones u organizaciones.

Ningún subsistema puede actuar en total independencia respecto al trabajo o tarea que este desarrolla en relación con otros subsistemas que se benefician o relacionan con el subsistema en cuestión, aunque puede existir que en algún momento un subsistema pueda sacrificarse en pos del beneficio de su subsistema correlacional.

¿Qué tipo de sistemas es una organización?

Según la teoría general del sistema realiza una división en cuanto al tipo de sistema según su naturaleza ya sean estos cerrados o abiertos. En nuestro caso de estudio las organizaciones pertenecen al tipo de sistemas abiertos puesto que necesita alimentarse de datos exteriores que posteriormente deberán procesarse y arrojar datos importantes para la organización que le será de gran importancia; cuando hablamos de alimentarse de datos externos nos referimos a que cualquier organización necesita realizar un estudio constante del contexto en el que se desenvuelve, por ejemplo:

Si se tratase de una organización en la que su actividad principal sea el comercio, esta debe realizar un constante estudio de acuerdo al mercado al que se relaciona, con el que interactua y por el cual subsistem en este instante estamos alimentando al sistema de esta institución con datos que le permiten tomar estrategias para una buena toma de decisiones. En la gran mayoría de las organizaciones es necesaria la interacción con el exterior puesto que de este depende su supervivencia y / o estabilidad.

¿Qué sub sistemas hay en una organización?

Como vimos anteriormente un macrosistema no es la manera optima de realizar una actividad o función, si no que se necesita dividirlo en subsistemas para su mejor funcionamiento y / o respuesta, cualquiera que sea la organización los subsistemas que se pueden encontrar en esta pueden ser: Sistemas Gerenciales que estarán orientados a la toma de decisiones, Sistemas Operacionales que estarán orientados al eficiente manejo de los recursos que maneja la organización ya sean estos recursos humanos, maquinarias e insumos; del mismo modo también cada subsistemas puede especializarse en otros sistemas por ejemplo: Los sistemas operacionales pueden especializarse aun mas de acuerdo a la naturaleza de la organización por que no todas tendrán que manejar maquinarias, caso similar ocurre con los sistemas orientados a la toma de decisiones en los que pueden especializarse en las llamadas oficinas virtuales, sistema de seguimiento y control de determinada tarea en la organización, etc. En definitiva los sistemas podrán subdividirse siempre y cuando la organización apunte a una mejor funcionalidad, eficiente trabajo y prosperidad de la misma.

SISTEMAS DE INFORMACION

Una importante decisión para cualquier empresa es la elección de su sistema de información empresarial. Tanto por el desembolso que supone como por la ventaja competitiva que puede dar a la organización, merece la pena ser meditada y evaluada concienzudamente.
Es de vital importancia escoger a los perfiles que evaluen dichos factores, sobre todo los perfiles de carácter técnico, que deben combinar un profundo conocimiento de las soluciones con las necesidades del negocio.

Los factores técnicos a tener en cuenta son múltiples, y como he dicho antes, deben estar evaluados por expertos con gran visión ejecutiva

1.-Estandarización de las tecnologías de la empresa, que nos permita usarlas como un vehículo de integración y comunicación interna apoyando la consolidación del modelo corporativo
2.-Interoperabilidad con sistemas existentes y capacidad de integración con sistemas de terceros

3.- Reducción del lock-in: en el sentido de dependencia de la empresa de una tecnología o un proveedor, desde el punto de vista de coste de cambio

4.-Adaptabilidad de la versión a las necesidades de la empresa, evitando en la en lo posible desarrollos a medida, que incrementen el coste de cambio.

5.-Escalabilidad del sistema, como capacidad del sistema de crecer tanto en el sentido de incorporar nuevas funcionalidades (Verticalmente), como incorporar nuevos usuarios con el menor impacto posible (Horizontalmente)

6.-Disponibilidad del sistema: Identificadas las condiciones de disponibilidad que requiere la empresa, comprobar si el sistema las cumple, ejemplo: escenarios de Alta disponibilidad del sistema.

7.-Eficiencia y Seguridad del sistema: El sistema cumple las condiciones de seguridad necesarias y requiere una cantidad de recursos hardware razonables para la dimensión de los procesos empresariales.
El sistema tiene unas condiciones de efectividad, rapidez y satisfacción de uso para los usuarios finales.

9.-Internacionalización: Si nuestra empresa es una multinacional o interactúa en un entorno internacional, requerirá sistemas de información que soporten estas condiciones (idioma, fechas, ventana horaria etc)

10.-Base instalada del producto: un análisis de la base instalada del producto nos ayudará a saber en que escenarios funciona, obtener referencias de uso y casos de éxito.

Los Factores económicos son igual de importantes que los técnicos, pueden comprometer el futuro de una organización, y mas en los tiempos que corren.
El primer factor que hay que tener en cuenta para realizar el desembolso que supone la implantación de un Sistema de Información, es que el sistema apoye y soporte la estrategia de negocio de la empresa, es decir, que la estrategia tecnológica esté alineada con la misión y visión de la empresa.
La racionalidad de costes es un factor económico de decisión, un análisis coste-beneficio nos permitirá evaluar el retorno de la inversión mediante reducción de costes operativos vinculados a la tecnología, con esto nos referimos a los costes y beneficios cuantificables, sin embargo debemos tener claro que existen otros beneficios no cuantificables que deben sumar y apoyar la decisión, como la ventaja competitiva derivada de la informatización de procesos (incremento de eficiencia y productividad)

Dentro de costes analizables, podemos incluir los costes de implantación, los costes de licencias, costes de mantenimiento del producto, costes de mejoras y upgrading de versiones, coste de formación de usuarios y curva de aprendizaje del producto.